Btw terugvragen: hoe moet dat en wanneer kan dat?

Hoe moet je btw terugvragen en wat zijn de voorwaarden? 

Als u als bedrijf in Nederland goederen koopt of andere kosten maakt voor zakelijk gebruik dan mag u de btw op deze kosten doorgaans aftrekken op uw btw-aangifte. Dit scheelt in de kosten die u voor deze producten of diensten hebt gemaakt. Voordat u gebruik kan maken van btw-aftrek, moet u zich wel registreren bij de belastingdienst en voldoen aan enkele voorwaarden.

Hoe moet je btw terugvragen

Als ondernemer maak je uiteraard kosten. Je koopt goederen in voor jouw bedrijf of maakt gebruik van diensten die nodig zijn voor of binnen jouw bedrijf. Voor de meeste van dit soort dingen brengt de leverancier btw in rekening. Als ondernemer kun je dit bedrag aan btw in mindering brengen op de belasting die je moet betalen over je omzet.

Voorwaarden voor terugvragen van btw

Er zijn twee voorwaarden waar u als bedrijf aan moet voldoen voor u btw over aangekochte goederen en diensten kan aftrekken of terugvragen. Deze twee voorwaarden zijn, volgens belastingdienst.nl:

  • U gebruikt de goederen en diensten zakelijk en niet privé.
  • U gebruikt de goederen en diensten voor activiteiten die belast zijn met btw.

Daarnaast kunt u, volgens belastingdienst.nl, enkel een verzoek tot teruggave van btw doen als:

  • u geen btw-aangifte in Nederland hoeft te doen
  • Nederlandse btw aan u in rekening is gebracht
  • de btw voor een Nederlandse ondernemer aftrekbaar is als voorbelasting
  • het btw-bedrag dat u terugvraagt minimaal € 50 per kalenderjaar of € 400 per kwartaal is

Het is niet mogelijk om kosten voor eten en drinken in horecagelegenheden af te trekken. Ook niet als het hierbij gaat om bijvoorbeeld zakelijke etentjes. Relatiegeschenken die u aan iemand geeft, zijn ook niet aftrekbaar als de ontvanger de btw niet kan aftrekken wanneer hij het zelf zou kopen.
Logischerwijs is de btw ook niet aftrekbaar als de goederen of diensten voor privégebruik zijn.