Btw nummer controleren en wat moet je ermee?

Alles over btw nummers

Als ondernemer is de kans groot dat je te maken krijgt met btw nummers. Iedere ondernemer die btw-plichtig is, krijgt zo’n nummer en moet deze onder andere op de factuur vermelden. Een btw nummer controleren kan makkelijk via één online systeem. Meer over hoe dat systeem werkt en wat je met een belastingnummer moet doen, lees je hier.

Waarom heb je een btw-nummer?

Je hebt een btw nummer zodat klanten en leveranciers op kunnen zoeken of jij btw-plichtig bent of niet. Als ondernemer is het voor jou van belang om te weten of een afnemer btw-plichtig is, omdat dit invloed kan hebben op de hoeveelheid belasting die jij moet betalen.

Andere benamingen zijn ook wel omzetbelastingnummer en btw identificatienummer.

VIES Btw nummer controleren

Er is één systeem voor de hele Europese Unie waar je btw nummers van afnemers kan controleren. Dit is het VAT Information Exchange System, kortweg ook wel VIES genoemd. Deze site staat in contact met de databanken van belastingdiensten in de alle EU-lidstaten. Zo kun je via die site de benodigde informatie opvragen.

Btw nummer checken: hoe werkt de site?

Op de VIES website vul je het omzetbelasting nummer in dat je wil controleren en het betreffende land. Daarna zoekt de site in de juiste databank naar de gegevens. Je krijgt de melding of een btw-nummer geldig is of niet. Sommige landen verstrekken ook adresgegevens, maar de meeste niet.

Het is niet mogelijk om door middel van een adres een btw identificatienummer op te vragen.

Waar moet je het btw nummer vermelden?

Vroeger was het verplicht om jouw btw identificatienummer op de website te vermelden, maar dat is niet meer zo. In plaats daarvan heb je nu meer vrijheid daarbij. Voor het vermelden van je btw nummer zijn nu vier mogelijkheden:

  • Toon de (mogelijke) klant het bnummer.
  • Maak het btw-nummer van jouw onderneming digitaal toegankelijk, bijvoorbeeld op een website.
  • Verwerk het nummer in bestanden die jouw diensten beschrijven, zoals de algemene voorwaarden of offertes.
  • Toon het nummer op de plek waar het contract afgesloten wordt.

Btw nummer op factuur vermelden

Het is wel verplicht om het btw nummer van jouw onderneming op facturen te zetten die jij aan andere ondernemers stuurt. Dit geldt eveneens voor facturen aan bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen.

Aan gewone consumenten hoef je doorgaans geen factuur te sturen en als je dit wel doet, hoeft daar niet verplicht een omzetbelastingnummer op. Er zijn wel een paar uitzonderingen.

Een consument krijgt een factuur met btw nummer:

  • Bij een afstandsverkoop.
  • Als minimaal 80% van jouw afnemers een ondernemer is. Dan moet je altijd een factuur sturen, ook aan consumenten.
  • Als je een voertuig dat nieuw of maar weinig gebruikt is aan een particulier in een andere EU-lidstaat levert.

Btw nummer aanvragen

In de meeste gevallen krijg je automatisch een nummer toegewezen bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel.