Als je ondernemer bent, moet je meestal btw-aangifte doen. In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten. Het verschil betaal je aan de Belastingdienst of krijg je terug.
De meeste ondernemers doen btw-aangifte per kwartaal, maar dit kan ook per maand of per jaar zijn. In de brief of berichten van de Belastingdienst staat welk aangiftetijdvak voor jou geldt.
Ben je net gestart? Dan krijg je na je inschrijving meestal bericht van de Belastingdienst over je btw-nummer, je aangiftetijdvak en hoe je de eerste aangifte moet doen. Meer uitleg over het nummer zelf vind je op onze pagina over het btw-nummer, btw-id en omzetbelastingnummer.
Btw-aangifte doen in het kort
Bij de btw-aangifte reken je grofweg uit:
- hoeveel btw je aan klanten hebt berekend;
- hoeveel btw je zelf hebt betaald over zakelijke kosten;
- of je btw moet betalen of terugkrijgt;
- of er nog correcties zijn, bijvoorbeeld voor privégebruik.
Voor eenvoudige situaties is het rekensommetje meestal goed te begrijpen. Bij veel facturen, verschillende btw-tarieven, buitenlandse klanten of verlegde btw wordt goede boekhoudsoftware al snel handig.
Boekhoudsoftware voor je btw-aangifte
Btw-aangifte makkelijker doen met e-Boekhouden.nl
Doe je vaker btw-aangifte? Dan is boekhoudsoftware vaak slimmer dan alles handmatig bijhouden. e-Boekhouden.nl is een bekende optie voor ondernemers en kan je btw-aangifte automatisch voorbereiden op basis van je administratie.
Handig voor zzp’ers en kleine ondernemers die facturen, bonnetjes en btw liever overzichtelijk in één systeem hebben.
Bekijk e-Boekhouden.nl
Hoe doe je btw-aangifte?
Er zijn drie veelgebruikte manieren om btw-aangifte te doen:
| Manier | Voor wie handig? | Opmerking |
|---|---|---|
| Zelf via Mijn Belastingdienst Zakelijk | Voor kleine ondernemers met eenvoudige administratie | Je vult zelf de bedragen in. |
| Via boekhoudsoftware | Voor ondernemers die facturen en bonnetjes digitaal bijhouden | De software kan de btw-bedragen automatisch voorbereiden. |
| Via boekhouder of adviseur | Voor ondernemers met complexe administratie | Handig bij personeel, import/export, verlegde btw of meerdere activiteiten. |
Doe je de aangifte zelf? Zorg dan dat je administratie compleet is voordat je begint. Denk aan verkoopfacturen, inkoopfacturen, bonnetjes, bankmutaties en eventuele correcties.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
Je doet btw-aangifte per maand, kwartaal of jaar. De meeste ondernemers doen dit per kwartaal. De aangifte en betaling moeten op tijd binnen zijn bij de Belastingdienst.
Doe je per maand of per kwartaal aangifte? Dan moet de aangifte meestal uiterlijk binnen zijn op de laatste dag van de maand na het tijdvak. Doe je per jaar aangifte? Dan moet je aangifte normaal vóór 1 april van het volgende jaar binnen zijn.
| Aangiftetijdvak | Wanneer meestal aangifte doen? |
|---|---|
| Per maand | Uiterlijk de laatste dag van de volgende maand |
| Per kwartaal | Uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal |
| Per jaar | Vóór 1 april van het volgende jaar |
Let op: betalen hoort bij de aangifte. Je krijgt meestal geen aparte aanslag. Na het indienen moet je het bedrag dus zelf op tijd overmaken.
Wat vul je in bij de btw-aangifte?
In de btw-aangifte vul je onder andere je omzet en de bijbehorende btw in. Daarbij maakt het uit welk btw-tarief geldt: bijvoorbeeld 21%, 9%, 0% of een vrijstelling.
Twijfel je over het juiste tarief? Bekijk dan eerst het overzicht met btw-tarieven in Nederland. Voor basisuitleg kun je ook de pagina wat is btw? lezen.
| Onderdeel | Wat betekent het? |
|---|---|
| Omzet belast met 21% | Verkoop waarop het standaardtarief geldt. |
| Omzet belast met 9% | Verkoop waarop het lage tarief geldt. |
| Omzet met 0% btw | Bijvoorbeeld bepaalde internationale leveringen. |
| Vrijgestelde omzet | Omzet waarover geen btw wordt berekend, bijvoorbeeld bij bepaalde medische of financiële diensten. |
| Voorbelasting | Btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten en mag aftrekken. |
| Verlegde btw | Btw die naar jou is verlegd of die jij naar een andere ondernemer verlegt. |
| Correcties | Bijvoorbeeld privégebruik van bedrijfsmiddelen of auto van de zaak. |
Btw-aangifte calculator
Met onderstaande calculator kun je een eenvoudige schatting maken van je btw-aangifte. Vul je omzet tegen 21% en 9% in, plus de btw die je zelf hebt betaald over zakelijke kosten.
Deze calculator is bedoeld als hulpmiddel. Bij verlegde btw, buitenlandse diensten, privégebruik, auto’s of bijzondere regelingen kan de echte aangifte afwijken.
Btw-aangifte calculator
Maak een eenvoudige schatting van je btw-aangifte. Vul je omzet, ontvangen btw, betaalde btw en eventuele correcties in.
Omzet en btw over je verkopen
Voorbelasting en correcties
Vul bedragen in om een schatting te maken.
Voorbelasting: btw op zakelijke kosten aftrekken
Als je zakelijke kosten maakt, betaal je vaak btw aan je leverancier. Die btw mag je meestal aftrekken als voorbelasting, zolang de kosten zakelijk zijn en je aan de voorwaarden voldoet.
Voorbeelden van zakelijke kosten met btw zijn kantoorartikelen, software, gereedschap, zakelijke telefoon- of internetkosten en bepaalde autokosten. Bewaar facturen en bonnetjes goed, want je moet kunnen aantonen waar de aftrek op gebaseerd is.
Wil je alleen snel btw uit een bedrag halen? Gebruik dan de uitleg over btw terugrekenen. Daar leggen we uit hoe je btw uit een bedrag inclusief btw haalt.
Kasstelsel en factuurstelsel
Bij btw-aangifte kom je vaak de termen kasstelsel en factuurstelsel tegen. Het verschil zit vooral in het moment waarop je de btw verwerkt.
| Stelsel | Hoe werkt het? | Komt vaak voor bij |
|---|---|---|
| Factuurstelsel | Je geeft btw aan op basis van de factuurdatum. | Ondernemers die vooral aan andere ondernemers leveren. |
| Kasstelsel | Je geeft btw aan op basis van het moment waarop je betaald wordt. | Bepaalde ondernemers die vooral aan particulieren leveren. |
Gebruik niet zomaar zelf een ander stelsel. Kijk wat voor jouw onderneming geldt of overleg met je boekhouder.
Verlegde btw en buitenlandse klanten
Bij zakelijke klanten in het buitenland of bij bepaalde binnenlandse situaties kan btw worden verlegd. Dan breng je zelf geen btw in rekening, maar moet de btw wel goed worden verwerkt in de aangifte.
Controleer bij buitenlandse zakelijke klanten altijd het btw-nummer. Meer uitleg vind je op buitenlands btw-nummer controleren. Voor specifieke uitleg over verlegging kun je ook kijken naar onze pagina over de btw-verleggingsregeling.
Privégebruik en de laatste btw-aangifte van het jaar
In de laatste btw-aangifte van het jaar moet je soms correcties opnemen. Denk aan privégebruik van zakelijke goederen, diensten of een auto van de zaak.
Dit is een punt waar snel fouten ontstaan. Heb je een auto van de zaak, gebruik je zakelijke spullen privé of heb je gemengde kosten? Controleer dan of je een correctie moet maken.
Btw-aangifte doen met boekhoudsoftware
Doe je vaker aangifte, dan is boekhoudsoftware vaak praktischer dan alles handmatig optellen. Zeker als je meerdere klanten, verschillende tarieven, bonnetjes en facturen hebt.
Een goede optie voor kleine ondernemers en zzp’ers is e-Boekhouden.nl. De software is vooral handig als je je facturen, kosten en btw-aangifte op één plek wilt bijhouden. Je blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie, maar de kans op rekenfouten wordt kleiner als je alles netjes invoert.
Heb je personeel of keer je jezelf salaris uit via een bv? Dan krijg je naast btw ook te maken met loonadministratie en loonheffingen. Voor een snelle indicatie kun je ook loonheffing berekenen. Dat staat los van de btw-aangifte, maar hoort wel bij de bredere administratie van ondernemers met personeel of salaris.
Boekhoudsoftware voor je btw-aangifte
Btw-aangifte makkelijker doen met e-Boekhouden.nl
Doe je vaker btw-aangifte? Dan is boekhoudsoftware vaak slimmer dan alles handmatig bijhouden. e-Boekhouden.nl is een bekende optie voor ondernemers en kan je btw-aangifte automatisch voorbereiden op basis van je administratie.
Handig voor zzp’ers en kleine ondernemers die facturen, bonnetjes en btw liever overzichtelijk in één systeem hebben.
Bekijk e-Boekhouden.nl
Omzet onder €20.000? Let op de KOR
Heb je een lage omzet? Dan kan de kleineondernemersregeling interessant zijn. De KOR is een btw-vrijstelling voor ondernemers met maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar.
Doe je mee aan de KOR, dan bereken je meestal geen btw aan klanten en kun je ook geen btw op kosten aftrekken. Dat kan handig zijn, maar is niet voor iedere ondernemer voordelig. Lees daarom eerst onze uitleg over de kleineondernemersregeling.
Te laat met btw-aangifte?
Ben je te laat met indienen of betalen, dan kun je een boete krijgen. Wacht daarom niet tot de laatste dag. Zeker als je nog moet inloggen, eHerkenning moet regelen of je administratie moet bijwerken, kan dat meer tijd kosten dan verwacht.
De Belastingdienst heeft ook een btw-alert-app waarmee je herinneringen kunt instellen. Dat kan handig zijn als je zelf je aangifte doet.
Btw-aangifte kort samengevat
Btw-aangifte doen betekent dat je opgeeft hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel btw je mag aftrekken als voorbelasting. Het verschil betaal je of krijg je terug. Zorg dat je het juiste tijdvak gebruikt, de juiste btw-tarieven toepast en je aangifte op tijd indient en betaalt.
Voor eenvoudige aangiftes kun je de calculator op deze pagina gebruiken als hulpmiddel. Wil je minder handmatig rekenen, dan is boekhoudsoftware zoals e-Boekhouden.nl een praktische optie voor veel kleine ondernemers.
