Aanbetaling en BTW
Het doen van aanbetalingen, het komt in diverse branches steeds meer voor.
Denk hierbij aan hotelovernachtingen, vliegtickets, tickets voor beurzen of festivals. Maar ook in de horeca branche moet u vaker een aanbetaling doen bij een reservering.
Als alles goed gaat moet u gewoon btw berekenen over de opbrengst van het ticket, kaartje of overnachting. Echter moet u btw berekenen als de klant niet komt opdagen?
Of u btw moet berekenen over deze aanbetaling?
Dit hangt met name af van de voorwaarden die u overeenkomt met de klant.
In een gevoerde procedure bij het Europese Hof van justitie, Sociéte Thermale d’Eugénie-les-Bains, is besloten dat er sprake was van schadevergoeding bij annulering. Over deze schadevergoeding hoeft geen de ondernemer geen btw te berekenen.
BTW aanbetaling overeenkomen
U hoeft volgens ons geen btw te berekenen indien u:
Vooraf met de klant (een consument) overeenkomt dat als hij niet komt opdagen de aanbetaling wordt aangemerkt als onbelaste schadevergoeding. In het algemeen moet u tenminste overeenkomen:
- Dat bij “no show” de aanbetaling wordt aangemerkt als schadevergoeding
- De aanbetaling niet het gehele bedrag is van de beoogde dienstverlening
- De overeenkomst met de klant ook deugdelijk overeen is gekomen
In praktische zin is het dus van belang dat u ten eerste een schriftelijke vastlegging heeft van wat u bent overeengekomen bij de aanbetaling. Schriftelijk is ook te lezen als een e-mail bevestiging, opdrachtbevestiging of gelijkwaardig. Naast een opdrachtbevestiging kunt u ook overwegen om (voor betaling) een aanbetalingsfactuur uit te reiken en daar uw voorwaarden op te vermelden.
Vervolgens is het van belang dat in deze bevestiging duidelijk is vastgelegd dat de aanbetaling bij een no-show niet (of maar gedeeltelijk) wordt teruggestort. Het geld wat u niet terugbetaald uit hoofde van de no-show moet bepaald zijn als schadevergoeding voor uw bedrijf.
Als laatste is ook van belang dat het aanbetaalde bedrag niet gelijk is aan het gehele bedrag van de beoogde dienstverlening door uw bedrijf.
Werkt u (veel) met aanbetalingen loont het dus zeker de moeite om dit goed te regelen.
De aanpassingen in een werkproces zijn veelal goed te overzien. U moet echter wel aantoonbaar zorgdragen voor een juiste en tijdige vastlegging van de condities.
Mocht u twijfelen over btw berekenen op aanbetalingen versus schadevergoeding, neem contact met ons op.
